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Faturação Eletrónica
O que é a faturação eletrónica?
Trata-se de um documento digital com valor legal igual ao da fatura em papel. O principal objetivo da faturação eletrónica é simplificar o processo de faturação, assim como também a eliminação da produção, circulação e arquivo das faturas em suporte papel.
Deste modo, o processo de modernização para faturação eletrónica implica reconhecer que a mesma é um documento em PDF assinado digitalmente, que não precisa de ser impressa, assinada e carimbada. A faturação eletrónica obriga que os dados sejam criados através de um modelo standard europeu para que a sua importação no sistema da entidade pública seja automática, sem necessidade de inserção manual. Este conjunto de algarismos inseridos nas faturas são gerados pelo programa de faturação, dispensando a assinatura manual.
O que não é uma faturação eletrónica?
Ao enviar faturas em PDF para os clientes é importante ter em atenção que segundo a norma europeia não se trata da mesma funcionalidade. Para serem consideradas faturas eletrónicas as mesmas têm que seguir o modelo standard aprovado pela União Europeia. Assim, será necessário possuir um programa de faturação certificado que garanta a transmissão eletrónica para a autoridade tributária e que obedeça a regras específicas de normalização dos processos implementados, tais como a assinatura eletrónica.
Para quem é obrigatória e qual é o enquadramento legal?
Em Portugal a obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica tem sido gradual desde a entrada em vigor da diretiva europeia 2014/55/UE. Os primeiros obrigados foram as instituições públicas, as quais começaram a partir de 18 de abril de 2019. A seguir, foram as autoridades regionais e locais, que juntamente com as empresas privadas com mais de 250 empregados começaram a usar a fatura eletrónica a partir do 18 de abril de 2020. Por fim, as micro, pequenas e médias empresas irão juntar-se até 1 de janeiro de 2021.
Quais as vantagens?
A faturação eletrónica pode trazer varias vantagens para si e sua empresa, nomeadamente:
- Reduzir os custos administrativos;
- Diminuir os custos de envio de faturas (selos, envelopes, papel,…);
- Aumentar a produtividade;
- Cumprir com a segurança todos os requisitos legais associados à faturação eletrónica;
- Garantir rapidez e fiabilidade do envio, impedindo a perda de documentos;
- Guardar todas as faturas num arquivo digital e poder consultá-las de forma rápida e simples;
- Reduzir a pegada ambiental.
Tem interesse num sistema de faturação eletrónica?
Como já abordamos anteriormente, a faturação eletrónica não se resume a um documento enviado por e-mail em formato digital, seja ele PDF ou outro. Assim, será necessário um programa de faturação certificado que cumpra com as regras de normalização dos processos implementados de acordo com a diretiva europeia 2014/55/UE.
É importante referir que de acordo com o artigo nº 4, al. a) do DL 196/2007 a certificação destes programas de faturação traduz a garantia da autenticidade da origem da integridade do conteúdo das faturas.
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